Le travail collaboratif informatique désigne un mode de travail où plusieurs personnes, reliées en réseau, produisent ensemble un même résultat (un document, un code, un projet) grâce à des outils numériques partagés. La recherche parle de TCAO, pour travail collaboratif assisté par ordinateur, ou de CSCW en anglais. Trois fonctions le structurent : communiquer, partager et coordonner.
Travail collaboratif informatique : la définition et son origine
Le Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française le définit comme un mode de travail collectif dans lequel les membres d’une équipe, reliés en réseau, se partagent les tâches d’un projet et utilisent des outils de travail collaboratifs. Sa note précise que chacun est mobilisé pour la communication, les échanges, la planification et la création.
Le sigle CSCW (computer-supported cooperative work) a été forgé en 1984 par Irene Greif et Paul Cashman, à l’occasion d’un atelier réuni autour d’une question : comment la technologie peut-elle soutenir le travail de groupe ? Les logiciels qui en découlent s’appellent logiciels de groupe de travail. Le français retient aussi les termes logiciel collaboratif et collecticiel, équivalents du groupware anglais.
Collaboratif ou coopératif : une nuance utile
Dans l’usage courant, les deux mots se confondent, et le dictionnaire de l’OQLF donne d’ailleurs « cooperative work » comme équivalent anglais de travail collaboratif. Certains auteurs les distinguent pourtant, sans que cette distinction fasse l’unanimité.
Dans le mode coopératif, le travail est découpé, chacun traite sa part, puis les morceaux sont assemblés. Dans le mode collaboratif, les membres produisent ensemble le même livrable et en partagent la responsabilité. Un rapport rédigé à plusieurs dans un seul fichier est collaboratif. Le même rapport découpé en chapitres, un par auteur, est coopératif.
Synchrone ou asynchrone : les formes du travail à plusieurs
Le chercheur Robert Johansen a proposé en 1988 une typologie qui croise deux questions : les participants travaillent-ils au même endroit ou à distance, et au même moment ou à des moments différents ? Quatre situations en résultent, et chacune appelle ses outils.
- Même lieu, même moment : une réunion devant un écran partagé ou un tableau commun.
- Lieux différents, même moment : une visioconférence avec édition simultanée d’un document.
- Même lieu, moments différents : un tableau de suivi affiché dans un espace partagé, que chacun consulte à son rythme.
- Lieux et moments différents : une messagerie, un fil de discussion ou une veille partagée, comme la veille informationnelle par flux d’une équipe.
Le mode synchrone demande de la disponibilité simultanée, le mode asynchrone demande de la rigueur dans l’écrit : sans consignes claires, les échanges décalés s’enlisent.
Logiciel de travail collaboratif : les grandes familles d’outils
Un outil de travail collaboratif répond à un besoin de communication, de coordination ou de production. On les regroupe en quelques familles.
- Communiquer : messagerie instantanée, courriel, visioconférence.
- Partager : stockage en ligne et édition partagée de documents.
- Coordonner : listes de tâches, tableaux de projet, agendas partagés.
- Produire du code : gestion de versions, où chacun travaille sur sa branche avant la fusion.
L’espace de travail collaboratif en ligne rassemble plusieurs de ces fonctions : l’OQLF le décrit comme un espace virtuel où l’on organise, partage, échange et produit des documents, avec parfois un réseau privé, de l’édition collaborative et de la conférence Web. Le déploiement dans une organisation est traité à part, dans notre page sur les bénéfices et l’adoption des outils collaboratifs.
Versionnage et droits d’accès : la mécanique du partage
Quand plusieurs personnes modifient le même fichier, deux risques apparaissent : des conflits entre modifications simultanées et des copies qui divergent. L’historique des versions permet de revenir à un état antérieur et de savoir qui a changé quoi. Le verrouillage, lui, réserve un fichier à une seule personne le temps de l’éditer.
Les droits d’accès se règlent par niveaux : lecture, commentaire, écriture. Le principe du moindre privilège consiste à n’accorder à chacun que les droits dont il a besoin pour sa mission. Une source unique pour chaque document évite les envois de pièces jointes et les versions concurrentes, ce qui rejoint la gestion du cycle de vie des données.
Sécurité des données : les points de vigilance
Un espace partagé concentre des documents internes, donc il intéresse les attaquants. Les comptes partagés ou mal protégés font partie des faiblesses exploitées par les pirates.
Quatre points méritent une vérification régulière : une authentification à plusieurs facteurs sur chaque compte, la liste des liens de partage publics encore actifs, la suppression des comptes d’anciens collaborateurs, et le lieu d’hébergement des données. Dès que des données personnelles sont stockées chez un prestataire, le RGPD encadre cette relation et impose un contrat avec ce sous-traitant.
Un audit trimestriel des droits et des liens publics suffit souvent à repérer les accès oubliés avant qu’ils ne posent problème.
